Webサイトの問い合わせフォームや申込フォームから送信された情報をもとに、LINEで受付完了や手続き案内を自動送信できないかと考えたことはありませんか？
資料請求後の受付案内、イベント申込後の参加情報、来店予約後の確認メッセージなど、フォーム送信をきっかけに顧客へ情報を届けたい場面はさまざまです。
こうした仕組みはWebフォームと業務システム、LINEの配信機能を連携することで実現できます。ただし、フォームに入力された情報だけで誰にでも自由にLINEを送れるわけではありません。
今回は、連携の基本的な流れと配信方法の違い、導入時に確認したいポイントを紹介します。
WebフォームとLINEを連携することで、フォームから送信された情報をシステム側で処理し、その結果に応じてLINEでメッセージを自動送信できます。
📩Webフォーム送信
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🖥️システム処理
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📲LINEでの通知・案内
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👨顧客の次のアクション
この仕組みを実現する方法の一つが、API連携です。APIとは、異なるシステム間で情報や機能をやり取りするための仕組みで、WebフォームやCRM、予約管理システムなどとLINEの配信機能をつなぐ際に利用されます。具体的な連携方法は、利用しているフォームやシステムの仕様によって異なるため、既存環境に合わせた設計が必要です。
問い合わせや資料請求の受付情報をCRMなどに登録し、受付完了や今後の対応をLINEで案内する活用例です。顧客情報と送信先を適切に関連づけることで、対応状況に合わせた案内も検討できます。問い合わせの履歴が業務システムに残れば、営業やサポート担当者への引き継ぎにも役立ちます。
申込フォームから受付情報を登録し、LINEで参加日時や当日の案内を届ける方法です。当日はLINEミニアプリなどから受付画面を表示できるようにすれば、会場でのチェックインもスムーズになります。来場履歴やアンケート回答をCRMへ連携し、イベント後のフォローにつなげる設計も可能です。
予約フォームと予約管理システムを連携し、確定した日時や来店前の案内をLINEで送ります。予約変更やキャンセル時のステータス更新とも連動させれば、案内漏れを防ぐ運用を検討できます。
フォーム送信を起点にLINEで案内する場合、まず確認したいのは「送信先をどのように特定するか」です。代表的な選択肢には、LINEユーザーIDを利用するMessaging APIと、電話番号を利用するLINE通知メッセージがあります。
MessagingAPIでは、送信先のLINEユーザーIDを指定してメッセージを送れます。Webフォームの申込情報とユーザーIDを紐づける方法の一つが、LINEログインです。適切な認証・同意のもとで取得したIDを利用し、フォームの受付情報と関連づけます。
ただし、名前やメールアドレスを入力しただけではLINEユーザーIDは分かりません。また、プッシュメッセージの送信には、公式アカウントの友だちであることなど所定の条件があります。
LINE通知メッセージは、電話番号を指定して重要な通知を送るサービスです。LINE公式アカウントを友だち追加していないユーザーにも、所定の条件のもとで配信できます。
フォームで取得した電話番号を活用する構成も考えられますが、フォームを送信した人なら誰にでも利用できるわけではありません。用途はLINEヤフーが認めるものに限られ、広告・販促目的には使えません。利用には申請などの手続きも必要です。
つまり、LINEユーザーIDを取得・連携できるか、電話番号による通知が認められる用途かによって、適した方法は変わります。通知目的と取得できる情報を整理したうえで選ぶことが大切です。
まず、現在のフォームや予約管理・CRMシステムが、送信データをAPIやWebhookなどで外部に渡せるかを確認します。フォーム送信を通知の起点にできるかどうかが、開発範囲を左右します。なお、フォーム側のイベント通知に使うWebhookと、LINE上で発生したイベントを受け取るMessaging APIのWebhookは別の役割です。
MessagingAPIとLINE通知メッセージでは、送信先の特定方法や利用条件が異なります。入力時の案内、利用目的、取得した情報の保管・アクセス権限も含め、必要な情報を過不足なく扱える設計にしておきます。
自動化しても、配信エラーやシステム障害への対応は必要です。フォーム受付処理と通知処理を分け、LINEへの送信が失敗しても申込情報が失われない構成や、送信結果を確認できる仕組みを検討します。問い合わせ対応や再案内を誰が担当するかも、運用開始前に決めておくと安心です。
WebフォームとLINEを連携する際、必ずしも既存の申込フォームや業務システムを一から作り直す必要はありません。
LINEヤフーテクノロジーパートナー コミュニケーション部門を保有するフォーグローブでは、UZ APPSを通じて、LINE公式アカウントやLINEミニアプリと既存システムを組み合わせた顧客接点の設計・開発を支援しています。
既存のWebフォームやCRM、予約管理システムなどを生かしながら、フォーム送信後の処理やLINEでの通知を連携させる仕組みを、企業ごとの業務フローに合わせて構築します。さらに、通知の自動化だけでなく、申込情報や対応履歴をCRMと連携し、その後の顧客対応やマーケティングに活用することも可能です。
WebフォームとLINEの連携をご検討の際は、フォーグローブまでお気軽にご相談ください。
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